L'Entreprise Entreprise spécialisée dans l'importation et l'exportation de marchandises diverses par voie routière, maritime et aérienne.
Nous recherchons un.e Assistant.e de Direction dynamique qui assistera le directeur général et l'équipe de direction dans la gestion des opérations de l'organisation, nécessitant la capacité d'anticiper les besoins, de penser de manière critique et de proposer des solutions aux problèmes avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
ResponsabilitésVous aurez pour responsabilités,
- Fournir une assistance administrative, rédiger et éditer des courriels, rédiger des notes de service et préparer des communications au nom de l'exécutif
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur général pour le tenir bien informé des engagements et responsabilités à venir, en effectuant un suivi approprié
- Gérer et planifier les rendez-vous, maintenir et mettre à jour le calendrier des dirigeants, y compris la prise de rendez-vous et la priorisation des questions les plus sensibles
- Coordonner les préparatifs de voyage, préparer les itinéraires, planifier la logistique et soumettre les notes de frais
- Tenir des registres complets et précis
- Répondre aux appels téléphoniques de manière polie et professionnelle
- Filtrer les demandes de renseignements, les visiteurs et la correspondance, et les acheminer en conséquence
- Organiser les réunions, y compris la planification, l'envoi de rappels et l'organisation de la restauration si nécessaire
- Maintenir la confidentialité des informations hautement sensibles
- Gérer un travail administratif de bureau complexe nécessitant le recours à un jugement et à un esprit d'initiative indépendants
- Accueillir les visiteurs et identifier le but de leur visite avant de les orienter vers le service approprié
- Assurer la gestion du calendrier du directeur général. Hiérarchiser les demandes de renseignements et les demandes tout en résolvant les conflits ; émettre des jugements et des recommandations pour garantir le bon déroulement des engagements quotidiens
